Centro assistenza

Dal Tableau clicca su una cella libera corrispondente alla camera e alla data, oppure usa il pulsante "+ Nuova prenotazione" in alto a destra. Compila nome ospite, date e numero adulti. Il totale viene calcolato automaticamente in base alle tariffe configurate.

Apri la prenotazione e clicca "Modifica". Puoi cambiare check-in, check-out e camera dal form. In alternativa trascina direttamente sul Tableau: il sistema chiede conferma prima di salvare.

Apri la prenotazione e usa "Cancella prenotazione". Il sistema richiede il motivo. La prenotazione non viene eliminata ma rimane nello storico con status cancelled.

Una prenotazione Pending è un'opzione: la camera è temporaneamente riservata ma non confermata. Puoi impostare una data di scadenza. Quando scade senza conferma, HotiKey cancella automaticamente l'opzione e libera la camera.

Le prenotazioni OTA vanno inserite manualmente selezionando il canale corretto nel campo "Canale". Inserisci il codice prenotazione OTA nel campo "ID canale" come riferimento.

Dal dettaglio prenotazione, sezione "Extra", clicca "Aggiungi extra". Scegli dal catalogo oppure inserisci descrizione e importo libero. Gli extra si sommano al totale e appaiono in fattura.

Dal dettaglio prenotazione usa "No-show". La prenotazione passa allo status no_show e la camera torna disponibile. Se hai già una caparra registrata, il pagamento rimane e puoi emettere ricevuta normalmente.

Dal dettaglio prenotazione clicca "Invia email conferma". Il sistema usa l'indirizzo email dell'ospite e invia automaticamente la conferma. Per la stampa usa "Stampa conferma": genera un PDF.

Sì. Crea prenotazioni separate per ogni camera e associale allo stesso ospite cercando il nome nel campo "Ospite". Il sistema collega le prenotazioni alla stessa scheda anagrafica.

Dal dettaglio prenotazione, scorri alla sezione "Log attività". Ogni modifica — creazione, aggiornamento, cambio camera, check-in, pagamenti — è registrata con data, ora e utente.

Usa le frecce ← → per avanzare o tornare indietro. Clicca sulla data nell'intestazione per aprire il calendario e saltare a una data specifica.

• Verde — Confermata
• Arancione — Pending (opzione)
• Blu — In house (ospite presente)
• Grigio — Check-out effettuato
• Grigio scuro — Camera bloccata

I colori sono personalizzabili in Impostazioni → Aspetto.

Clicca sulla cella nel Tableau e seleziona "Blocca camera". Inserisci date e motivo. La camera appare grigio scuro e non è prenotabile dal Booking Engine. Per sbloccarla anticipa, usa "Rimuovi blocco".

Verifica che le camere siano "Attive" in Impostazioni → Camere. Controlla anche i filtri attivi in cima al Tableau: un filtro per tipo camera nasconde le altre.

Clicca sull'intestazione della colonna del giorno: appare un riepilogo con camere totali, occupate, libere e percentuale di occupazione. Per una vista su più giorni usa Report → Occupazione.

Sì. HotiKey è una Progressive Web App (PWA): aggiungila alla schermata home dal browser. Il Tableau è ottimizzato per touch con scroll orizzontale.

Apri la prenotazione e clicca "Check-in". Il sistema registra data e ora esatta e imposta lo status in_house. Prima del check-in assicurati di aver compilato i dati Alloggiati.

HotiKey invia automaticamente all'ospite un link di check-in online prima dell'arrivo (configurabile in Impostazioni → Email). L'ospite compila documento, nazionalità e accompagnatori. I dati si sincronizzano nella prenotazione e nella schedina Alloggiati.

Dal dettaglio prenotazione in stato in_house, usa "Annulla check-in". Richiede permesso Manager o superiore.

Apri la prenotazione in stato in_house e clicca "Check-out". Il sistema verifica i pagamenti e avvisa se c'è un saldo aperto. Dopo il check-out puoi emettere la ricevuta o fattura definitiva.

HotiKey registra la data e ora esatta del check-in/out indipendentemente dagli orari standard. Per addebitare un supplemento aggiungilo come extra prima del check-out.

Apri la prenotazione e usa "Prolunga soggiorno". Scegli la nuova data di check-out: il sistema verifica la disponibilità della camera e ricalcola il totale.

Dal Tableau trascina la prenotazione sulla nuova camera per le notti rimanenti, oppure usa "Sposta prenotazione" dal dettaglio. Il sistema registra lo spostamento nel log.

Vai alla sezione "In Casa": mostra tutti gli ospiti presenti con camera, data di partenza e saldo aperto. Nel Tableau le prenotazioni in house appaiono in blu.

Dal dettaglio prenotazione, scheda "Check-in / Alloggiati". Compila per ogni ospite: nome, cognome, data di nascita, sesso, cittadinanza, tipo e numero documento, luogo rilascio. Per gli stranieri inserisci la nazione (non il comune) nei campi luogo di nascita e rilascio documento.

• Soggiorni oltre 24 ore: entro 24 ore dall'arrivo
• Soggiorni inferiori a 24 ore: invio immediato all'arrivo

Dopo aver compilato i dati di tutti gli ospiti, clicca "Invia ad AlloggiatiWeb". HotiKey si collega al web service della Polizia di Stato usando le credenziali configurate in Impostazioni → Questura. Il sistema mostra l'esito e salva la ricevuta digitale.

Rivolgiti alla Questura competente per il tuo territorio:

1. Scarica il modulo di richiesta dal sito della tua Questura
2. Invialo via PEC o consegnalo allo sportello
3. Ricevi username, password e codici OTP (schedina con 16 gruppi da 4 cifre)

Le credenziali sono legate alla singola struttura/SCIA. Più strutture = credenziali separate per ognuna.

Errori più comuni:

• Credenziali errate o scadute — verifica in Impostazioni → Questura
• Dati ospite incompleti — tutti i campi obbligatori devono essere compilati
• Portale in manutenzione — il sito della Polizia va periodicamente offline di notte, riprova dopo qualche ora
• Errore OTP — usa il codice successivo non ancora utilizzato nella sequenza progressiva

Il portale AlloggiatiWeb consente l'annullamento entro 24 ore dall'invio. Dopo questo termine devi contattare direttamente la Questura. Da HotiKey correggi i dati nella scheda ospite e reinvia.

No. La normativa prevede l'obbligo di comunicazione solo all'arrivo. Le partenze anticipate non si comunicano ad AlloggiatiWeb.

Sì. Tutti i componenti del gruppo vanno censiti, inclusi i minori, inseriti come ospiti separati e collegati al capofamiglia nel sistema.

Le ricevute sono scaricabili dal portale AlloggiatiWeb per massimo 30 giorni dall'invio. HotiKey le salva automaticamente nella sezione Questura della prenotazione. La legge richiede conservazione per 5 anni.

Usa il tipo documento più simile disponibile nel menu a tendina. In caso di dubbio su documenti esteri particolari contatta l'Ufficio Alloggiati della tua Questura.

Arrivi e presenze turistiche vanno comunicati mensilmente al portale regionale del turismo. Riepilogano: numero di arrivi per nazionalità e pernottamenti per tipo alloggio. Scadenza generalmente entro il 10-15 del mese successivo.

Vai a Report → ISTAT, seleziona il mese e clicca "Genera report". HotiKey aggrega automaticamente: arrivi, pernottamenti, nazionalità. Il report è esportabile in Excel/CSV per il portale regionale.

I dati ISTAT si basano sui check-in effettivamente registrati, non sulle prenotazioni confermate. Verifica che:

• Tutti gli arrivi abbiano il check-in registrato in HotiKey
• La nazionalità degli ospiti sia compilata nella scheda alloggiati
• Le date di check-in siano nel mese corretto

Pernottamenti = notte trascorsa per ogni ospite. 2 adulti per 3 notti = 6 pernottamenti. HotiKey calcola automaticamente sommando adulti × notti per ogni prenotazione con check-in nel periodo.

HotiKey genera i dati in formato standard compatibile con i principali portali regionali. Se il tuo portale richiede un formato specifico, contatta il supporto.

Sì, ma la classificazione varia per regione. HotiKey include i bambini nel report. Verifica le istruzioni del portale della tua regione per la categorizzazione per fasce d'età.

Vai a Tariffe → Gestione tariffe. Seleziona la camera e il piano tariffario (BB, BBNR, HB ecc.). Puoi impostare prezzi giornalieri specifici oppure usare le stagioni per blocchi di date.

In Tariffe → Stagioni, clicca "Nuova stagione". Assegna nome, date di validità e moltiplicatore (es. 1.3 = +30% rispetto alla tariffa base). In caso di sovrapposizione vince la stagione con priorità più alta.

Il piano tariffario indica il trattamento incluso (BB, HB, NR ecc.). Il cascade deriva automaticamente i piani secondari dal principale.

Esempio: BB = €100. Con cascade: BBNR = BB −10% = €90, HB = BB +€30 = €130. Non devi inserire ogni prezzo manualmente. Le regole si configurano in Impostazioni → Piani tariffari.

In Tariffe → Tariffe per occupanza configura correzioni di prezzo basate sul numero di ospiti. Es: camera doppia con 1 ospite = −€20. HotiKey applica la correzione automaticamente.

In Tariffe → Gestione tariffe, seleziona la camera e clicca sul giorno nel calendario. Il prezzo puntuale sovrascrive stagioni e tariffa base per quella data specifica.

In Tariffe → Gestione tariffe, usa "Imposta tariffe per periodo". Seleziona camera, piano, date di inizio/fine e prezzo. Il sistema aggiorna tutte le date nel range in un'unica operazione.

Le restrizioni si configurano in Tariffe → Restrizioni: minimo notti, massimo notti, chiusura agli arrivi, chiusura alle partenze. Sono attive sul Booking Engine.

Possibili cause:

• Una stagione attiva con moltiplicatore
• Una regola occupanza applicata
• Il prezzo è stato inserito manualmente al momento della prenotazione
• Un coupon applicato dal Booking Engine

Controlla il log della prenotazione per il dettaglio del calcolo.

Dal dettaglio prenotazione, sezione "Pagamenti", clicca "Aggiungi pagamento". Inserisci importo, metodo (contanti, carta, bonifico ecc.) e data. Il saldo dovuto si aggiorna automaticamente.

Dal dettaglio prenotazione, sezione "Fatturazione", clicca "Emetti documento". Scegli il tipo (ricevuta o fattura). Il documento viene generato in PDF, numerato progressivamente e salvato nell'archivio.

Nel form di prenotazione il campo "Caparra" permette di inserire l'importo richiesto. Al ricevimento registralo in Pagamenti. Il sistema mostra sempre la differenza tra totale dovuto e pagato.

Le carte inserite tramite Booking Engine sono salvate cifrate (AES-256). Solo gli utenti Manager o superiore possono visualizzarle. Ogni visualizzazione è tracciata nel log. Dopo un numero massimo di visualizzazioni la carta viene oscurata automaticamente.

Dall'archivio Fatture, apri il documento e usa "Annulla documento". Il sistema genera una nota di annullamento e mantiene la traccia nel registro. Non è possibile eliminare un documento fiscale emesso.

Vai a Report → Contabilità o Report → Revenue. Seleziona il periodo e filtra per metodo di pagamento.

Registra il rimborso come pagamento con importo negativo nella sezione Pagamenti, selezionando il metodo corrispondente. Mantiene saldo corretto e traccia contabile.

Da Report → Giornaliero, seleziona la data e clicca "Stampa chiusura". Riepiloga gli incassi del giorno per metodo di pagamento: contanti, carte, bonifici.

In Impostazioni → Booking Engine trovi il codice widget da copiare nel tuo sito. È un snippet JavaScript compatibile con qualsiasi CMS. In alternativa condividi il link diretto nelle email, su Google My Business, sui social.

In Impostazioni → Booking Engine → Camere scegli quali tipi mostrare, aggiungi foto, descrizioni e servizi. Le camere virtuali (parcheggi ecc.) non appaiono nel Booking Engine.

In Impostazioni → Booking Engine → Coupon crea un coupon con codice personalizzato, percentuale o importo fisso, date di validità e numero massimo di utilizzi. L'ospite lo inserisce durante la prenotazione.

In Impostazioni → Booking Engine → Disponibilità imposta quante unità mettere in vendita online per ogni camera per ogni giorno. Puoi tenere camere riservate per prenotazioni dirette/telefono.

La prenotazione appare automaticamente nel Tableau con canale booking_engine. Ricevi una notifica nel sistema e l'ospite riceve automaticamente l'email di conferma.

Controlla in ordine:

1. Le tariffe per quelle date e camera in Tariffe → Gestione tariffe
2. Le stagioni attive che potrebbero applicare un moltiplicatore
3. Le restrizioni: un soggiorno minimo non rispettato rende la camera non visibile
4. La disponibilità (allotment) impostata per il Booking Engine

Sì. In Impostazioni → Booking Engine disattivalo con il toggle. Le prenotazioni già ricevute rimangono. Utile durante manutenzioni o chiusure stagionali.

Vai a Ospiti nel menu. Cerca per nome, cognome o email. Il sistema mostra tutte le prenotazioni associate e lo storico completo.

Dalla scheda ospite usa "Unisci schede". Seleziona la scheda principale da mantenere e quella da unire. Tutte le prenotazioni vengono trasferite e la scheda duplicata rimossa.

Dalla scheda ospite usa "Anonimizza dati": nome, email, telefono e documento vengono sostituiti con dati anonimi. Lo storico statistico e contabile rimane intatto ma senza dati identificativi.

Il campo "Consenso marketing" registra se l'ospite ha accettato, rifiutato o non espresso il consenso. Nei report puoi filtrare chi ha dato consenso per campagne email.

Apri la scheda ospite: mostra l'elenco completo di tutti i soggiorni, data primo soggiorno, ultima visita e totale speso. Utile per identificare i clienti abituali.

Vai a Housekeeping: mostra tutte le camere con stato (pulita, da pulire, in pulizia, fuori servizio). Clicca sulla camera per aggiornare lo stato. Lo staff può farlo anche da smartphone con il proprio account.

Il sistema genera automaticamente la lista priorità: partenze del giorno (priorità massima), cambi biancheria programmati, camere in house da cambiare. La frequenza cambio biancheria si imposta in Impostazioni → Housekeeping.

In Housekeeping seleziona la camera e assegnala a un membro dello staff dal menu a tendina. Lo staff vede l'assegnazione con il proprio account e aggiorna lo stato autonomamente.

Dalla scheda camera in Housekeeping usa "Segnala problema". Descrivi il guasto. La camera può essere impostata come fuori servizio per bloccare nuove prenotazioni fino alla risoluzione.

Da Report → Giornaliero oppure Housekeeping → Stampa piano pulizie. Il foglio riepiloga camere, stato (partenza/occupata/libera), note e numero ospiti.

In Impostazioni → Tassa di soggiorno configura: importo, modello (per persona/notte, per camera/notte, forfait), notti massime (default 7), età esenzione (default 14 anni).

No, è sempre separata. Appare come voce distinta nella prenotazione e in fattura. Fiscalmente corretto: la tassa non è un ricavo della struttura ma va versata al Comune.

In Report → Tassa di soggiorno seleziona il periodo. Il sistema genera il riepilogo degli importi raccolti pronto per la dichiarazione al Comune.

Dipende dall'età di esenzione configurata. Con esenzione "sotto 14 anni": 13 anni = esente, 14 anni = paga (ha compiuto 14 anni). HotiKey calcola l'età esatta al giorno del check-in usando la data di nascita dell'ospite.

Senza date di nascita HotiKey applica la tassa su tutti i bambini per prudenza. Per esentare gli under-age inserisci sempre la data di nascita nella scheda ospite durante il check-in.

Dal menu Team clicca "Aggiungi utente": il collaboratore riceve le credenziali via email. Ruoli disponibili:

• Proprietario: accesso completo, compresi abbonamento e gestione degli utenti
• Manager: accesso operativo completo (prenotazioni, Tableau, check-in, pagamenti, tariffe), senza gestione di account e abbonamento

Menu utente in alto a destra → "Profilo" → "Cambia password". Oppure usa "Password dimenticata" dalla pagina di login per ricevere il link di reset via email.

Alla scadenza l'accesso viene sospeso ma i dati sono conservati intatti. Puoi riattivare e ritrovare tutto com'era. Contatta il supporto o vai a Abbonamento per rinnovare.

In Impostazioni → Struttura: nome, indirizzo, partita IVA, contatti, logo, orari check-in/out. Le modifiche si riflettono su email, fatture e Booking Engine.

In Impostazioni → Esporta dati scarica prenotazioni e schede ospiti in CSV/Excel per il periodo desiderato. I dati sono tuoi e puoi esportarli in qualsiasi momento.

In Impostazioni → Email automatiche personalizza: conferma prenotazione, promemoria pre-arrivo con link check-in online, email post-soggiorno. Puoi modificare mittente, oggetto e corpo del messaggio.

Selezionando "Resta connesso" al login, il sistema salva un token sicuro valido 30 giorni che si rinnova automaticamente ad ogni visita. Il logout invalida il token su tutti i dispositivi.

HotiKey blocca l'accesso da un IP dopo 5 tentativi falliti in 15 minuti. Il blocco si sblocca automaticamente dopo 15 minuti. Se non puoi aspettare contatta il supporto. Per password dimenticata usa "Password dimenticata" dalla pagina di login.

Il log è visibile agli utenti con ruolo Owner o Manager dalla sezione Log Attività. Registra: login, prenotazioni, pagamenti, visualizzazione carte, check-in/out.

• Connessione HTTPS con HSTS
• Password salvate con bcrypt (non recuperabili)
• Token CSRF su tutti i form
• Sessioni con rigenerazione automatica ogni 30 minuti
• Carte di credito cifrate AES-256 con chiave separata dal database
• Log di sicurezza su ogni accesso e operazione sensibile

I dati sono conservati su server in Europa in conformità GDPR.

In Impostazioni → Utenti, trova l'utente e clicca "Disattiva". Non può più accedere ma le sue azioni restano nel log storico.

La sessione standard dura 8 ore di inattività. Con "Resta connesso" il token persiste 30 giorni. L'ID di sessione viene rigenerato ogni 30 minuti di utilizzo attivo.